Procedura składania raportów

Informacje dotyczące raportowania oraz szczegółowe wytyczne w zakresie wypełniania poszczególnych zakładek raportu znajdują się na stronie NCN pod adresem https://www.ncn.gov.pl/finansowanie-nauki/informacje-dla-realizujacych-projekty/raportowanie-projektow-z-ncn

Kwestie ogólne dotyczące składania raportów rocznych NCN 

• Raport roczny składany jest w NCN w formie papierowej lub elektronicznej, zależnie od konkursu oraz zawsze poprzez system OSF, według wzoru, który stanowi załącznik do umowy, w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym.
• Pierwszy raport roczny składany jest za rok kalendarzowy, w którym okres realizacji projektu wyniósł co najmniej 8 miesięcy.
• Jeżeli realizacja projektu zgodnie z umową zakończy się nie później niż 30 kwietnia danego roku kalendarzowego, to raport roczny za rok poprzedzający nie jest wymagany.
• Formularz raportu rocznego można wygenerować w systemie OSF od dnia 1 grudnia danego roku pod warunkiem zatwierdzenia przez Narodowe Centrum Nauki poprzedniego raportu (o ile był wymagany).
• Pozostałe kwestie ogólne omówione są pod adresem: https://www.ncn.gov.pl/finansowanie-nauki/informacje-dla-realizujacych-projekty/raporty-ncn/roczny/ogolne
• W celu dochowania terminowości złożenia raportów rocznych, prosimy o dostarczenie ich do Centrum Wsparcia Nauki w nieprzekraczalnym terminie do dnia 15 marca roku następującego po roku sprawozdawczym lub, jeśli projekt realizowany jest w oparciu o umowę cywilnoprawną (dotyczy osób fizycznych, niezatrudnionych w Umed na podstawie umowy o pracę), w terminie wynikającym z zapisów tejże umowy. Termin ten dotyczy zarówno wersji papierowych, jak i elektronicznych.
• Osoby umocowane do podpisywania raportów:
  • Kwestor:
    mgr Lidia Solecka
  • Kierownik jednostki: 
    Prorektor ds. Rozwoju Nauki i Współpracy Międzynarodowej – prof. dr hab. Lucyna Woźniak
• Wersja papierowa raportu
  • Obowiązuje włącznie do konkursów OPUS 12, SONATA 12, PRELUDIUM 12.
  • Dane raportu należy przekazać przez system OSF a także wygenerować wersję papierową raportu.
  • Wersję papierową wydrukowaną z systemu OSF należy dostarczy do Centrum Wsparcia Nauki w co najmniej 2 egzemplarzach. Procedowaniem raportu oraz pozyskaniem niezbędnych podpisów i pieczęci zajmuje się Centrum. Odbiór kompletnego raportu odbywa się również w siedzibie Centrum. Kompletny raport (wraz z niezbędnymi załącznikami) wysyłany jest przez kierownika projektu na adres Narodowego Centrum Nauki w jednym egzemplarzu, drugi egzemplarz pozostaje w aktach Centrum Wsparcia Nauki.
  • W przypadku, gdy Kierownik podmiotu i Kierownik projektu mają możliwość podpisania raportu rocznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dopuszczalne jest przygotowanie raportu (do projektów z edycji 1-23) w wersji elektronicznej, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym w standardzie PAdES właściwych osób oraz przesłanie go do Centrum za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (/ncn/SkrytkaESP). W przypadku braku możliwości podpisania raportu rocznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez Kierownika projektu możliwe jest podpisanie raportu odręcznie przez kierownika projektu i przesłanie do Centrum na adres ESP skanu tego dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby reprezentujące podmiot.
• Wersja elektroniczna raportu
  • Obowiązuje począwszy od konkursów SONATINA 1, OPUS 13, PRELUDIUM 13, SONATA 13, MAESTRO 9, HARMONIA 9, SONATA BIS 7 oraz w projektach realizowanych w ramach dwustronnych i wielostronnych programów międzynarodowych (od 24 edycji: https://www.ncn.gov.pl/finansowanie-nauki/faq/edycje).
  • Dane raportu należy przekazać przez system OSF, a ponadto wygenerować plik PDF, który następnie należy podpisać podpisem kwalifikowanym w standardzie PAdES przez osoby reprezentujące jednostkę i kierownika projektu oraz dostarczyć za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (skrytka ePUAP) na adres /ncn/SkrytkaESP. Raport uznaje się za złożony w terminie, jeżeli został dostarczony na adres /ncn/SkrytkaESP do dnia 31 marca danego roku.
  • W celu realizacji tej formy wysyłki, kierownik projektu przesyła wersję roboczą raportu na adres Centrum Wsparcia Nauki ncn.cwn@umed.lodz.pl. Po pozytywnej weryfikacji raportu w wersji roboczej, Kierownik Projektu generuje jego wersję ostateczną a następnie raport podpisany podpisem kwalifikowanym w standardzie PAdES przekazuje ponownie na adres ncn.cwn@umed.lodz.pl. Dalszym procedowaniem raportu oraz wysyłką za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (skrytka ePUAP) na adres /ncn/SkrytkaESP zajmuje się Centrum Wsparcia Nauki.

Wyodrębnienie podkategorii w ramach “Innych kosztów bezpośrednich” dla celów sprawozdawczych

Informujemy, że dla projektów badawczych zakwalifikowanych do finansowania w konkursach ogłoszonych od 15 marca 2019 r., w ramach sprawozdania z realizacji projektów badawczych, w raportach rocznych i końcowych, będzie wymagane uzupełnienie danych uszczegółowiających poniesione wydatki w kategorii „Inne koszty bezpośrednie”.

W tej kategorii („Inne koszty bezpośrednie”), analogicznie jak w składanym wniosku, zostaną wyodrębnione następujące podkategorie: materiały i drobny sprzęt, usługi obce, wyjazdy służbowe, wizyty, konsultacje, wykonawcy zbiorowi, inne koszty, w ramach których w raportach rocznych i końcowych dla wyżej wymienionych projektów badawczych będzie konieczne uzupełnienie poniesionych kosztów w poszczególnych latach.

Kwestie ogólne dotyczące składania raportów końcowych NCN

• Raport końcowy składany jest w NCN w formie papierowej lub elektronicznej, zależnie od konkursu oraz zawsze poprzez system OSF w terminie do 60 dni od daty zakończenia realizacji projektu określonej w umowie lub w aneksie do umowy.

• Raport końcowy ze stypendium doktorskiego ETIUDA należy złożyć w terminie 13 miesięcy od dnia zakończenia pobierania przez stypendystę stypendium.

• W celu dochowania terminowości złożenia raportów końcowych, prosimy o dostarczenie ich do Centrum Wsparcia Nauki w nieprzekraczalnym terminie 53 dni po zakończeniu realizacji projektu lub, jeśli projekt realizowany jest w oparciu o umowę cywilnoprawną (dotyczy osób fizycznych, niezatrudnionych w Umed na podstawie umowy o pracę), w terminie wynikającym z zapisów tejże umowy. Termin ten dotyczy zarówno wersji papierowych, jak i elektronicznych.

• Niezłożenie raportu końcowego w terminie lub złożenie raportu niekompletnego stanowi podstawę do uznania umowy za niewykonaną i uprawnia Centrum do żądania od jednostki zwrotu środków.

• Formularz raportu końcowego można wygenerować w systemie OSF już na 30 dni przed datą zakończenia realizacji projektu.

• Pozostałe kwestie ogólne pod adresem: https://www.ncn.gov.pl/finansowanie-nauki/informacje-dla-realizujacych-projekty/raporty-ncn/koncowy/ogolne

• Osoby umocowane do podpisywania raportów:
  • Kwestor:
    • mgr Lidia Solecka
  • Kierownik jednostki:
    • Prorektor ds. Rozwoju Nauki i Współpracy Międzynarodowej – prof. dr hab. Lucyna Woźniak

• Wersja papierowa raportu końcowego
  • Obowiązuje włącznie do konkursów OPUS 12, SONATA 12, PRELUDIUM 12.
  • Dane raportu należy przekazać przez system OSF a także wygenerować wersję papierową raportu.
  • Wersję papierową wydrukowaną z systemu OSF należy dostarczyć do Centrum Wsparcia Nauki w co najmniej 2 egzemplarzach. Procedowaniem raportu oraz pozyskaniem niezbędnych podpisów i pieczęci zajmuje się Centrum. Odbiór kompletnego raportu odbywa się również w siedzibie Centrum. Kompletny raport wysyłany jest przez kierownika projektu na adres Narodowego Centrum Nauki w jednym egzemplarzu, drugi egzemplarz pozostaje w aktach Centrum Wsparcia Nauki.

• Wersja elektroniczna raportu końcowego
  • Obowiązuje począwszy od konkursów SONATINA 1, OPUS 13, PRELUDIUM 13, SONATA 13, MAESTRO 9, HARMONIA 9, SONATA BIS 7 oraz w projektach realizowanych w ramach dwustronnych i wielostronnych programów międzynarodowych (od 24 edycji: https://www.ncn.gov.pl/finansowanie-nauki/faq/edycje).
  • Dane raportu należy przekazać przez system OSF, a ponadto wygenerować plik PDF, który następnie należy podpisać podpisem kwalifikowanym w standardzie PAdES przez osoby reprezentujące jednostkę i kierownika projektu oraz dostarczyć za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (skrytka ePUAP) na adres /ncn/SkrytkaESP. Raport uznaje się za złożony w terminie, jeżeli został dostarczony na adres /ncn/SkrytkaESP w terminie 60 dni od dnia zakończenia realizacji projektu.
  • W celu realizacji tej formy wysyłki, kierownik projektu przesyła wersję roboczą raportu na adres Centrum Wsparcia Nauki ncn.cwn@umed.lodz.pl. Po pozytywnej weryfikacji raportu w wersji roboczej, Kierownik Projektu generuje jego wersję ostateczną a następnie raport podpisany podpisem kwalifikowanym w standardzie PAdES przekazuje ponownie na adres ncn.cwn@umed.lodz.pl. Dalszym procedowaniem raportu oraz wysyłką za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (skrytka ePUAP) na adres /ncn/SkrytkaESP zajmuje się Centrum Wsparcia Nauki.

UWAGA!

Dla projektów realizowanych w aplikacji AP10 Projekty badawczo-naukowe procedowanie raportu końcowego odbywa się za pośrednictwem aplikacji AP10. Kierownik projektu otrzymuje zadanie: Załączenie raportu końcowego zgodnie z instrukcjąhttps://studumedlodz.sharepoint.com/sites/BWP/SitePages/AP10-Projekty-badawczo-naukowe.aspx

Przed załączeniem raportu do otrzymanego zadania w Process Portalu,konieczne jest przesłanie raportu w wersji roboczejna adres Centrum Wsparcia Nauki ncn.cwn@umed.lodz.pl celem jego weryfikacji. Po pozytywnej weryfikacji raportu w wersji roboczej, Kierownik Projektu może załączyć wersję ostateczną/przekazaną do NCN raportu w AP10.

Wyodrębnienie podkategorii w ramach “Innych kosztów bezpośrednich” dla celów sprawozdawczych

Informujemy, że dla projektów badawczych zakwalifikowanych do finansowania w konkursach ogłoszonych od 15 marca 2019 r., w ramach sprawozdania z realizacji projektów badawczych, w raportach rocznych i końcowych, będzie wymagane uzupełnienie danych uszczegółowiających poniesione wydatki w kategorii „Inne koszty bezpośrednie”.

W tej kategorii („Inne koszty bezpośrednie”), analogicznie jak w składanym wniosku, zostaną wyodrębnione następujące podkategorie: materiały i drobny sprzęt, usługi obce, wyjazdy służbowe, wizyty, konsultacje, wykonawcy zbiorowi, inne koszty, w ramach których w raportach rocznych i końcowych dla wyżej wymienionych projektów badawczych będzie konieczne uzupełnienie poniesionych kosztów w poszczególnych latach.