Wnioski w konkursach ogłaszanych przez Narodowe Centrum Nauki składa się elektronicznie za pośrednictwem systemu ZSUN/OSF (Zintegrowany System Usług dla Nauki /Obsługa Strumieni Finansowania) na stronie: https://osf.opi.org.pl/.
Na procedurę składania wniosków składają się następujące etapy:
- Zapoznanie się z ogłoszeniem o konkursie, w którym składany będzie wniosek.
- Rejestracja/logowanie do systemu z uprawnieniami redaktora/redaktora pomocniczego/czytelnika oraz kierownika projektów we wnioskach OSF.
- Założenie i wypełnienie nowego formularza wniosku odpowiedniego dla edycji konkursu, w którym aktualnie prowadzony jest nabór.
- Dane Uniwersytetu Medycznego w Łodzi niezbędne do wypełnienia formularza – Dane podmiotu do wniosków NCN.docx
- Adres skrytki Uniwersytetu Medycznego w Łodzi: /UMEDLodz/SkrytkaESP
- Plan Zarządzania Danymi sporządzony w oparciu o wytyczne NCN (element dokumentacji konkursowej). W tym zakresie wsparcia udzieli Państwu mgr Agnieszka Goszczyńska z Oddziału Bibliografii i Bibliometrii: agnieszka.goszczynska@umed.lodz.pl
Informacje o RDM (Research Data Management) na stronie Otwarty Umed>> http://otwarty.umed.pl/r-d-m/
- Wypełnienie formularza zgodnie z właściwą dla danego konkursu uchwałą Rady Narodowego Centrum Nauki oraz zakresem podanym w systemie.
- Dodawanie wymaganych dokumentów.
- Sprawdzenie kompletności wniosku
- Zablokowanie edycji wniosku – Po wypełnieniu poszczególnych zakładek wniosku i sprawdzeniu jego kompletności należy zablokować edycję wniosku przyciskiem Zablokuj do NCN. Po zablokowaniu wniosku do NCN możliwa jest tylko edycja skróconego i szczegółowego opisu projektu badawczego.
Po zablokowaniu wniosku w lewym menu bocznym pojawi się nowa zakładka: Wysyłka elektroniczna. - Pobranie, podpisanie i dołączenia do wniosku potwierdzeń złożenia wniosku w konkursie.
- Potwierdzenie złożenia wniosku przez Kierownika Projektu (PI), podpisane odręcznie (skan) lub podpisem elektronicznym w standardzie PadES
- Potwierdzenie złożenia wniosku przez Kierownika Podmiotu/upoważniona osobę – puste
- Wniosek – pdf pobrany z OSF
- Otrzymane podpisane potwierdzenia należy podpisać i dołączyć do wniosku zgodnie z wytycznymi.
- Wysłanie wniosku drogą elektroniczną, za pośrednictwem systemu ZSUN/OSF.
Po zarejestrowaniu wniosku przez NCN jego status zmieni się na Przyjęty.
UWAGA! po wykonaniu tej operacji nie będą możliwe żadne zmiany treści wniosku.
Szczegółowa procedura składania wniosków w konkursach NCN znajduje się w dokumentacji konkursowej właściwej dla danej edycji konkursów.
Wewnętrzna procedura UMED składania wniosków do NCN
Wewnętrzna szczegółowa procedura wraz z harmonogramem podawana jest każdorazowo do wiadomości przy okazji ogłaszania nowych edycji konkursowych.
Poniżej ogólne informacje w zakresie:
- Procedowania wniosku w aplikacji procesowej w PP;
- Aplikowania o projekt przez osoby spoza UMED, które nie mają dostępu do Process Portalu;
- Procedowania POROZUMIEŃ O WSPÓŁPRACY.
Ad 1) Procedowanie wniosku w aplikacji procesowej w PP
UWAGA! Przygotowane i wygenerowane z systemu OSF wnioski należy składać do weryfikacji i podpisu za pośrednictwem Aplikacji Procesowej AP10 Projekty badawczo-naukowe, do której instrukcja dostępna jest pod adresem:
https://studumedlodz.sharepoint.com/sites/BWP/SitePages/AP10-Projekty-badawczo-naukowe.aspx
W celu złożenia wniosku w aplikacji AP10 należy:
W celu złożenia wniosku w aplikacji AP10 należy:
- Wygenerować wniosek w systemie OSF, początkowo w wersji roboczej dla celów weryfikacyjnych.
- Uruchomić w Process Portalu Aplikację AP10, wybrać właściwy rodzaj projektu,
następnie za pomocą przycisku DALEJ przejść do formularza Zgłoszenia Projektu, wypełnić dane dot. projektu i załączyć wniosek w wersji roboczej (wydruk roboczy) w celu weryfikacji na poziomie Centrum Wsparcia Nauki (CWN).Na tym etapie proszę zapisać sobie przypisany do zadania numer Instancji, dzięki któremu będą Państwo mogli później zlokalizować swój wniosek w PP.
- Po pozytywnej weryfikacji wniosku w wersji roboczej przez pracowników CWN, otrzymają Państwo zadanie w PP polegające na załączeniu wniosku w wersji ostatecznej. W celu jego realizacji, należy zablokować do edycji wniosek w systemie OSF, wygenerować jego finalną wersję wraz ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami do podpisu i załączyć je do Aplikacji AP10. Na tym etapie dodatkowo formularz aplikacyjny w PP poprosi Państwa o podanie numeru wniosku, należy wówczas podać nr ID wniosku, który znajduje się w stopce wniosku pobranego z OSF.
Dokumentacja zostanie raz jeszcze zweryfikowana w CWN, przekazana do akceptacji Przełożonego Kierownika Projektu, następnie zweryfikowana pod względem finansowym i podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Uczelni. Kierownik projektu/osoba zgłaszająca wniosek otrzyma podpisane dokumenty na służbowy adres mailowy.
Ważne! Nie ma już możliwości przesłania wniosku do podpisu drogą mailową. Po zakończeniu całego procesu weryfikacji a następnie akceptacji władz, podpisane dokumenty otrzymają Państwo z adresu “UMED-ProcessPortal” bpmmail@umed.lodz.pl, skąd należy je pobrać i wymagane załączyć do wniosku w OSF, a następnie wysłać wniosek do NCN zgodnie z Procedurą składania wniosku do NCN dostępną w dokumentacji konkursowej.
Ad 2) Aplikowanie o projekt przez osoby spoza UMED, które nie mają dostępu do Process Portalu
Osobom, które nie są zatrudnione w UMED a chcą aplikować w ramach UMED o projekt, konieczne jest NADANIE DOSTĘPU DO SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH. W tym celu niezbędne jest złożenie wniosku o dostęp do systemów IT/Process Portalu za pośrednictwem Aplikacji procesowej AP14 Wnioski do PODO. Pełnomocnikiem ds. Ochrony Danych Osobowych oraz Ekspertem w ww. Aplikacji jest Pani Urszula Jastrzębowska: urszula.jastrzebowska@umed.lodz.pl. W sekcji Dostęp do systemu należy wybrać Process Portal.
DOKTORANCI / STUDENCI – o dostęp do systemu IT wnioskuje kierownik jednostki, z którą doktorant jest powiązany (zwykle jest to opiekun naukowy), w tym wypadku nie ma potrzeby załączania dodatkowych plików, system zaczytuje automatycznie dane studenta/doktoranta po podaniu numeru PESEL.
Osoby określone jako „INNE”, czyli osoby w żaden sposób formalnie nie związane z UMED – o dostęp do systemu IT może zawnioskować osoba, która posiada stosowne uprawnienia, czyli np. Dyrektor Biura Nauki Strategii i Rozwoju – Pan mgr Jarosław Horodecki. W tej sytuacji konieczne jest przekazanie danych jak na poniższym screenie, tj.:
- pesel,
- imię i nazwisko,
- adres e-mail, który aktywnie jest używany,
- numer telefonu.
W przypadku osób określonych jako „INNE” konieczne jest również załączenie załącznika w module „Załączniki”.
Powinien być to jakiś dokument potwierdzający powiązanie/współpracę danej osoby z Uczelnią, czyli np. zaświadczenie opiekuna naukowego potwierdzające składanie wniosku w otwartej edycji konkursu.
Ad 3) Procedowanie POROZUMIEŃ O WSPÓŁPRACY
Pobrane z systemu OSF porozumienie o współpracy należy procedować w Aplikacji Procesowej AP12.05 Obieg umowy.
- W formularzu wybrać z Szablonu umowy: „umowa inna/wg wzoru przekazanego przez stronę”
Po uruchomieniu wniosku należy wypełnić wszystkie pola oznaczone gwiazdką:
- W sekcji Dane do umowy w polu jednostki merytorycznej należy wybrać Centrum Wsparcia Nauki w przypadku projektów OPUS bez LAP, SONATA, SONATA BIS, PRELUDIUM, PRELUDIUM BIS, MAESTRO natomiast w przypadku projektów OPUS-LAP oraz POLONEZ BIS, proszę wybrać Dział Projektów Międzynarodowych
- W dalszej części formularza należy uzupełnić daty zawarcia porozumienia (można wskazać umowa na czas nieokreślony, jeżeli daty nie da się określić)
- W polu „Czy umowa rodzi koszty” należy wybrać TAK oraz w polu Konto kosztów wpisać nr konta przyznany do projektu, a w przypadku braku ustalenia konta „brak” lub „nie określono” albo inną stosowną uwagę.
- w Polu „Czy umowa zawierana jest na podstawie Zarządzenia nr 1/2021 lub Zarządzenia nr 106/2020” należy wybrać NIE
- W sekcji Strony w umowie należy wybrać reprezentanta Rektor, a następnie osobę podpisującą w imieniu Rektora – Prorektor prof. Lucynę Woźniak
- W sekcji Projekt umowy należy załączyć wypełniony wzór Porozumienia.
- W dalszej części formularza należy uzupełnić strony w umowie, wybrać rodzaje podpisu (UMED podpisuje umowy elektronicznie) oraz wpisać adres e-mail, na który zostanie wysłana umowa po podpisaniu przez reprezentantów Uczelni– prosimy o wpisywanie własnego adresu służbowego i tym samym pośredniczyć w przekazaniu podpisanego przez reprezentantów UMED porozumienia do pozostałych Stron (można wpisać kilka adresów email).
