NCN – Raporty roczne za rok 2022 – obowiązek sprawozdawczy

Szanowni Państwo, 

w związku z zakończeniem roku 2022 uprzejmie informujemy o powstałym obowiązku złożenia raportu rocznego za ww. okres sprawozdawczy z tytułu realizowanych przez Państwa projektów NCN.

Informacje dotyczące raportowania oraz szczegółowe wytyczne w zakresie wypełniania poszczególnych zakładek raportu znajdują się na stronie NCN .

Instrukcja aktualizacji danych w systemie ZSUN/OSF przed przygotowaniem raportu z realizacji projektu od edycji konkursowej 33 i kolejnych

Wytyczne dotyczące sporządzenia raportu rocznego z realizacji projektu badawczego zakwalifikowanego do finansowania w ramach 33 edycji konkursowej i kolejnych

Kwestie ogólne dotyczące składania raportów rocznych NCN

• Raport roczny składany jest w NCN w formie papierowej lub elektronicznej, zależnie od konkursu oraz zawsze poprzez system OSF, według wzoru, który stanowi załącznik do umowy, w terminie do 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym;
• Pierwszy raport roczny składany jest za rok kalendarzowy, w którym okres realizacji projektu wyniósł co najmniej 8 miesięcy;
• Jeżeli realizacja projektu zgodnie z umową zakończy się nie później niż 30 kwietnia danego roku kalendarzowego, to raport roczny za rok poprzedzający nie jest wymagany;
• Formularz raportu rocznego można wygenerować w systemie OSF od dnia 1 grudnia danego roku pod warunkiem zatwierdzenia przez Narodowe Centrum Nauki poprzedniego raportu (o ile był wymagany);
• Pozostałe kwestie ogólne
• W celu dochowania terminowości złożenia raportów rocznych, prosimy o dostarczenie ich do Centrum Wsparcia Nauki na adres: ncn.cwn@umed.lodz.pl w nieprzekraczalnym terminie do 15 marca roku następującego po roku sprawozdawczym lub, jeśli projekt realizowany jest w oparciu o umowę cywilnoprawną (dotyczy osób fizycznych, niezatrudnionych w UMED na podstawie umowy o pracę), w terminie wynikającym z zapisów tejże umowy. Termin ten dotyczy zarówno wersji papierowych, jak i elektronicznych.
• Osoby reprezentujące Uniwersytet Medyczny w Łodzi umocowane do podpisywania raportów:

Kwestor: mgr Lidia Solecka

Kierownik jednostki: Prorektor ds. Rozwoju Nauki i Współpracy Międzynarodowej – prof. dr hab. Lucyna Woźniak

W zależności od edycji konkursowej obowiązuje wersja papierowa bądź elektroniczna

Wersja papierowa raportu:

• Obowiązuje włącznie do konkursów OPUS 12, SONATA 12, PRELUDIUM 12;
• Dane raportu należy przekazać przez system OSF, a także wygenerować wersję papierową raportu;
• Wersję papierową wydrukowaną z systemu OSF należy dostarczyć do Centrum Wsparcia Nauki w co najmniej 2 egzemplarzach. Procedowaniem raportu oraz pozyskaniem niezbędnych podpisów i pieczęci zajmuje się Centrum. Odbiór kompletnego raportu odbywa się również w siedzibie Centrum. Kompletny raport (wraz z niezbędnymi załącznikami) wysyłany jest przez kierownika projektu na adres Narodowego Centrum Nauki w jednym egzemplarzu, drugi egzemplarz pozostaje w aktach Centrum Wsparcia Nauki;
• W przypadku gdy kierownik podmiotu i kierownik projektu mają możliwość podpisania raportu rocznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dopuszczalne jest przygotowanie raportu (do projektów z edycji 1-23) w wersji elektronicznej, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym w standardzie PAdES właściwych osób oraz przesłanie go do Centrum za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (/ncn/SkrytkaESP). W przypadku braku możliwości podpisania raportu rocznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez kierownika projektu możliwe jest podpisanie raportu odręcznie przez kierownika projektu i przesłanie do Centrum na adres ESP skanu tego dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby reprezentujące podmiot;
• W celu realizacji tej formy wysyłki, kierownik projektu przesyła wersję roboczą raportu na adres Centrum Wsparcia Nauki (ncn.cwn@umed.lodz.pl). Po pozytywnej weryfikacji raportu w wersji roboczej, kierownik projektu generuje jego wersję ostateczną, a następnie skan podpisanego odręcznie raportu przekazuje ponownie na adres mailto:ncn.cwn@umed.lodz.pl. Dalszym procedowaniem raportu oraz wysyłką za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (skrytka ePUAP) na adres /ncn/SkrytkaESP zajmuje się Centrum Wsparcia Nauki.

Wersja elektroniczna raportu:

• Obowiązuje począwszy od konkursów SONATINA 1, OPUS 13, PRELUDIUM 13, SONATA 13, MAESTRO 9, HARMONIA 9, SONATA BIS 7 oraz w projektach realizowanych w ramach dwustronnych i wielostronnych programów międzynarodowych (od 24 edycji: https://www.ncn.gov.pl/finansowanie-nauki/faq/edycje).
• Dane raportu należy przekazać przez system OSF, a ponadto wygenerować plik PDF, który następnie należy podpisać podpisem kwalifikowanym w standardzie PAdES przez osoby reprezentujące jednostkę i kierownika projektu oraz dostarczyć za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (skrytka ePUAP) na adres /ncn/SkrytkaESP. Raport uznaje się za złożony w terminie, jeżeli został dostarczony na adres /ncn/SkrytkaESP do dnia 31 marca danego roku.
• W celu realizacji tej formy wysyłki, kierownik projektu przesyła wersję roboczą raportu na adres Centrum Wsparcia Nauki ncn.cwn@umed.lodz.pl. Po pozytywnej weryfikacji raportu w wersji roboczej, Kierownik Projektu generuje jego wersję ostateczną a następnie raport podpisany podpisem kwalifikowanym w standardzie PAdES przekazuje ponownie na adres ncn.cwn@umed.lodz.pl. Dalszym procedowaniem raportu oraz wysyłką za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (skrytka ePUAP) na adres /ncn/SkrytkaESP zajmuje się Centrum Wsparcia Nauki.

Przypominamy, że zgodnie z zapisami umowy o realizację i finansowanie projektu badawczego niezłożenie raportu rocznego w terminie lub złożenie raportu niekompletnego stanowi podstawę do wstrzymania dalszego finansowania projektu oraz do odstąpienia przez Centrum od umowy bez wyznaczania terminu dodatkowego i do żądania zwrotu przekazanych środków. 

Przy wypełnianiu raportu, prosimy zwrócić szczególną uwagę na podstawowe dane formalne znajdujące się w raporcie i w przypadku rozbieżności z poniżej wskazanymi o ich korektę:

• Kierownik podmiotu:

prof. dr hab. Lucyna Woźniak, Prorektor ds. Rozwoju Nauki i Współpracy Międzynarodowej

(zmiana nazwy stanowiska miała miejsce we wrześniu 2020 r.) 

• Kwestor:

mgr Lidia Solecka (od 30.12.2022 r.)

• Obowiązujący adres skrytki epuap UMED:

              /UMEDLodz/SkrytkaESP  

• Dokumentacja potwierdzająca realizację projektu znajduje się w:

Dział Księgowości,

mgr Małgorzata Król-Stachurska
stanowisko: kierownik Działu
+48 272 58 38
malgorzata.krol-stachurska@umed.lodz.pl

W razie pytań pozostajemy do Państwa dyspozycji.

Centrum Wsparcia Nauki